Cas d'usage : comment une agence pourrait économiser 20 h par semaine

Note : ce cas d'usage est entièrement illustratif. L'Atelier Rivard est une agence fictive, et les durées présentées sont des estimations hypothétiques construites pour montrer comment les flux de travail d'Ascenn pourraient s'appliquer à une agence. Ce n'est pas un témoignage de client ni un résultat mesuré. Utilisez-le comme modèle pour faire votre propre calcul.

Une agence qui gère une vingtaine de clients passe une part importante de sa semaine sur des tâches qui ne sont pas du travail d'agence : factures, relances, documents d'accueil, rapports mensuels. Dans le scénario ci-dessous, l'addition de ces tâches dépasse 25 heures par semaine, réparties entre quatre personnes. L'automatisation vise à en récupérer environ 20.

Nous avons déjà publié un exemple illustratif dans le secteur de la logistique. Celui-ci s'intéresse à une réalité différente : une firme de services où chaque client attend un suivi personnalisé.

Le contexte

L'Atelier Rivard est une agence de marketing numérique fictive de 11 employés installée dans le Mile-End, à Montréal. Elle sert 22 clients actifs, dont un tiers d'entreprises anglophones ou bilingues. Elle vend des mandats mensuels (gestion des médias sociaux, publicité en ligne, contenu) et quelques projets ponctuels.

Ses outils sont ceux de beaucoup d'agences : Gmail, Google Sheets, Google Calendar, Slack pour l'équipe, et HubSpot comme CRM. La comptabilité est tenue dans QuickBooks par une comptable externe.

Ce qui coinçait

Quatre irritants revenaient dans chaque réunion d'équipe :

• Les factures partaient en retard. Les mandats mensuels étaient facturés en début de mois, mais les projets ponctuels attendaient souvent que quelqu'un se souvienne de convertir la soumission.
• Le CRM débordait de prospects oubliés. Des centaines de contacts ayant demandé une soumission depuis deux ans n'avaient jamais été relancés.
• L'accueil des nouveaux clients était improvisé. Chaque chargé de compte avait sa propre façon de demander les accès, les logos et les guides de marque.
• Les rapports mensuels mangeaient la première semaine du mois. Chaque client recevait un rapport, préparé à la main, dans sa langue.

L'estimation de départ

Avant d'automatiser quoi que ce soit, l'équipe a estimé le temps consacré à chaque tâche. Les chiffres ci-dessous sont hypothétiques.

L'objectif n'était pas de ramener ce total à zéro. Certaines tâches gardent une part humaine incompressible : l'analyse dans les rapports, l'appel de lancement avec un client.

Le déploiement, un flux à la fois

Semaines 1 et 2 : les rapports clients

C'était le poste le plus lourd. Le flux de rapports de performance compile désormais les données de chaque client depuis les feuilles Google Sheets de l'agence, applique la même mise en forme et prépare un brouillon de courriel en français ou en anglais. Le chargé de compte ajoute son analyse (trois ou quatre phrases sur ce qui a marché et ce qui change le mois prochain) puis envoie.

Temps restant estimé : environ 2 heures par semaine, consacrées à l'analyse plutôt qu'à la compilation.

Semaines 3 et 4 : soumissions et factures

Quand une soumission passe à « acceptée » dans HubSpot, la facture est générée avec les mêmes lignes, la TPS et la TVQ appliquées selon les règles définies avec la comptable, puis un brouillon Gmail est créé avec le PDF en pièce jointe. La coordonnatrice vérifie et envoie. Les factures sont ensuite transmises à la comptable, qui les inscrit dans QuickBooks comme avant.

Temps restant estimé : environ 1 heure par semaine.

Semaines 5 et 6 : l'onboarding

À la signature, une séquence part automatiquement : courriel de bienvenue dans la langue du client, formulaire pour recueillir les accès et les éléments de marque, relances ciblées pour ce qui manque, lien pour réserver la rencontre de lancement dans le Google Calendar du bon chargé de compte. Une alerte Slack prévient l'équipe quand tout est reçu.

Temps restant estimé : environ 1 heure par semaine, surtout pour la rencontre elle-même.

Semaines 7 et 8 : Lead Revival

Les contacts HubSpot sans échange depuis plus de 90 jours sont notés par l'IA selon leur potentiel. Pour les mieux notés, un message de relance personnalisé est rédigé, en référence à la demande initiale. La direction révise une courte liste chaque lundi et envoie ceux qui lui conviennent. Avant de lancer, l'agence a vérifié la base de consentement de ses contacts au sens de la Loi canadienne anti-pourriel.

Temps restant estimé : environ 1 heure par semaine, mais cette fois la relance est réellement faite.

Avant et après, selon le scénario

Dans ce scénario hypothétique, le gain atteint environ 20 heures par semaine, réparties entre quatre personnes. Ces chiffres ne sont pas une garantie : ils montrent la méthode, pas un résultat. Une agence qui part d'un processus déjà bien organisé gagnerait moins, une agence plus désorganisée pourrait gagner davantage.

Ce que l'équipe fait du temps récupéré

Dans le scénario, les chargés de compte consacrent le temps libéré à la stratégie de leurs clients, la direction relance réellement ses prospects et la coordonnatrice prend en charge un nouveau service. Personne n'a été remplacé : les rôles se sont déplacés vers le travail qui a de la valeur pour les clients.

Ce qu'une agence réelle devrait retenir

1. Mesurez avant d'automatiser, même grossièrement. Sans point de départ, pas de comparaison possible.
2. Commencez par la tâche la plus lourde et la plus répétitive, pas par la plus impressionnante.
3. Gardez une validation humaine sur tout ce qui part chez un client, au moins au début.
4. Pensez bilingue dès le départ : notez la langue de chaque client dans le CRM.
5. Respectez la Loi 25 et la Loi anti-pourriel : chiffrement, accès limités, consentement vérifié. Voir notre article sur l'IA et la Loi 25.

Foire aux questions

Cette agence existe-t-elle?

Non. L'Atelier Rivard est une agence fictive. Le scénario a été construit pour illustrer comment les flux d'Ascenn pourraient s'appliquer à une agence, avec des estimations hypothétiques. Ce n'est pas un témoignage de client.

Pourquoi 20 heures par semaine?

C'est le résultat de l'addition des estimations hypothétiques présentées dans le tableau de l'article. Votre propre total dépendra de votre nombre de clients, de vos processus et de votre point de départ.

Faut-il tout automatiser en même temps pour obtenir ce résultat?

Non. Le scénario décrit un déploiement progressif, un flux à la fois, avec une validation humaine au début de chacun.

Ce scénario s'applique-t-il à d'autres types d'entreprises?

La logique s'applique à la plupart des firmes de services qui gèrent plusieurs clients en parallèle : comptables, consultants, firmes d'ingénierie, studios de design.

Faire le calcul pour votre agence

Vous voulez remplacer nos estimations hypothétiques par vos vrais chiffres? Répondez à 11 questions dans notre analyse gratuite. Pour approfondir un des flux, lisez notre article sur les rapports de performance automatisés ou sur la relance des leads dormants.